Y a t-il un AMOA dans l'hôpital?

Heureusement OUI ! nous témoigne notre chargée d'AMOA qui intervient en ce moment même aux commandes du déploiement du dossier patient informatisé dans les établissements (MCO et SSR) d'un grand groupe privé d'hospitalisation.


Pendant plusieurs mois, et selon un planning établi par la Direction Projets et Méthodes, les équipes DSI vont devoir répondre aux exigences des différentes autorités de santé et remplir les critères d’Hôpital Numérique grâce à la mise en place d'outil de pilotage du parcours et prise en charge patient.



Un jeu de soignants me direz-vous ? Détrompez-vous !

La gestion d’un tel projet n’est pas si facile qu’elle en a l’air. Etre acteur du changement c’est vivre ce mélange doux-amer d’approches, de démarches et de pratiques relevant parfois du parcours du combattant mais également de temps forts de cohésion d’équipe, de collaboration participative et de succès vers l’innovation, la transformation que doit intégrer toute organisation à l’heure actuelle, y compris les structures de soins.



LES CASSES TETE DU CHEF PROJET

Ils sont nombreux...

  • La coordination des différents intervenants de ce type de projet : établissements cible, Instances décisionnelles, Prestataires, éditeur...

  • Faire preuve de Leadership, d'assistance fonctionnelle tout en étant pédagogue vis-à-vis du public concerné

  • Faciliter l'adhésion des utilisateurs soignants à un outil informatique dans une population encore souvent rétive à l'ordinateur,

  • Instiller le changement culturel et organisationnel : nouvelle gestion des prescriptions, des soins et l'organisation générale avec les différentes interfaces des plateaux techniques etc.



LES RECOMMANDATIONS DU PILOTE POUR UN VOL SANS TROP D'ENCOMBRES...

Un certain nombre de précautions sont à prendre lorsqu’on se lance dans ce changement.


Le facteur humain est un point clé pour la réussite du projet. Les référents métier qui seront choisis devront participer au projet de A à Z, et animeront la conduite du changement sur le terrain. Il est donc important de trouver des personnes volontaires, motivées et ayant une bonne connaissance de l’établissement afin d’évaluer le plus précisément les impacts de ce changement. Lors de ce choix, il ne faut pas oublier que le projet va durer et impacter différents types d’utilisateurs. Il faut donc prendre en compte un éventuel turn-over du personnel qui limiterait l’expertise et essayer au maximum d’avoir des référents pluridisciplinaires pour que chaque corps de métier puisse exprimer ses besoins et ses pratiques. Pour ces référents choisis, l’idéal est de pouvoir dégager du temps pour le projet Dossier Patient Informatique (DPI), temps connu et reconnu par une fiche mission dans laquelle apparaîtraient les principales missions confiées.


Ensuite, ne pas hésiter à communiquer et encore communiquer autour du projet. Il faut que les acteurs de l’établissement comprennent le projet pour pouvoir y adhérer et pour que celui-ci aboutisse. Il est donc très important qu’une politique de communication soit mise en place avec la rédaction d’un projet d’établissement.


Il faut également penser à la dynamique de projet qui sera différente entre le déploiement du service pilote et celle des derniers services à être déployer. Il faut minimiser les périodes de cohabitation en dossier papier et DPI, au risque de retourner à la facilité du papier…


Autre aspect, le périmètre fonctionnel pris en charge par le DPI. Lors du cadrage du projet, il va falloir bien identifier les documents qui pourront être informatisés, ceux qui pourront être numérisés, ceux qui devront rester papier pour des raisons de fonctionnalités non développées, et ceux qui resteront papier pour cause de mentions manuscrites obligatoires ( ex : consentement éclairé du patient…).


Autre recommandation : ne pas se fixer des objectifs trop ambitieux : appuyez-vous sur des petites victoires ! Evaluer correctement la charge de travail que représente ce passage au DPI. Soigner la phase de déploiement, en prévoyant des kits de démarrage à l’attention des utilisateurs (mémos, noms des référents…).


Trouver des alliés est également un fort avantage dans la mise en œuvre du DPI à chaque phase du projet !


Il ne nous reste plus qu'à vous souhaiter un bon vol sur notre compagnie !

IQar, cabinet conseil gouvernance portefeuille projets - www.iqar-france.fr

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